İhale Sürecinde Aşırı Düşük Teklif ve Doğru Savunma Rehberi

Aşırı Düşük Teklif Nedir? Neden Bu Kadar Önemlidir?

İhale süreçlerine aşinaysanız, “aşırı düşük teklif” kavramı muhakkak kulağınıza çarpmıştır. İlk bakışta kulağa cazip gelse de, bu terim aslında oldukça kritik ve bir o kadar da riskli bir durumu işaret eder.

Basitçe açıklamak gerekirse, bir ihalede verilen teklifin, ihale komisyonunca “aşırı düşük” olarak değerlendirilmesi, teklifin maliyetleri karşılamayacak kadar düşük bulunduğu anlamına gelir. Bu noktada teklif sahibi, teklifinin nasıl sürdürülebilir olduğunu açıklamak zorunda kalır. İşte bu noktada devreye giren şey, “aşırı düşük teklif açıklaması”dır.

Kamu İhale Kurumu (KİK) da bu konuda oldukça hassas davranır. Çünkü, teklifin gerçek maliyetleri yansıtmaması, işi zamanında ve uygun kalitede tamamlayamayacak firmaların elenmesini amaçlar. Bu, hem kamu zararını önlemek hem de sağlıklı bir rekabet ortamı yaratmak açısından oldukça önemlidir.

KİK Kararlarıyla Belirginleşen Açıklama Hataları

Açıkçası, birçok firma aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken farkında olmadan ciddi hatalar yapıyor. KİK’in verdiği kararlar bu hataları sık sık ortaya koyuyor ve adeta yol gösteriyor.

En Sık Karşılaşılan Hatalar:

1. Belgelendirme Eksiklikleri:
   Fiyatın nasıl oluştuğuna dair belgelerin sunulmaması ya da geçerli olmaması.
2. Gerçek Dışı Maliyet Sunumları:
   Özellikle işçilik veya malzeme fiyatlarının piyasa gerçeklerinden uzak gösterilmesi.
3. Standardın Altında Açıklamalar:
   “Ben bu işi bu fiyata yaparım çünkü tecrübeliyim.” gibi soyut açıklamalar, KİK tarafından kabul görmüyor.
4. Zamanlama Hataları:
   Açıklamaların süresinde sunulmaması, prosedürel olarak teklifin geçersiz sayılmasına neden olabiliyor.

Bana göre bu hataların temel sebebi, açıklamaların gerekliliklerini tam anlamıyla kavrayamamak ve “biz bu işi zaten yapıyoruz” rahatlığına kapılmak. Halbuki, KİK’e iş yaptığınızı değil, nasıl yapacağınızı somut şekilde ispatlamanız gerekiyor.

Üçüncü Kişiden Alınan Fiyat Tekliflerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

İhale sürecinde, özellikle malzeme ve hizmet alımlarında üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri oldukça yaygındır. Ancak burada da ciddi riskler söz konusu.

Dikkat Edilmesi Gerekenler:

• Teklifin Gerçekliğini İspatlayın:
  Fiyat teklifi alınan firmanın faaliyette olduğunu gösteren belgeler mutlaka eklenmeli. MERSİS kaydı, vergi levhası gibi belgeler burada önemli rol oynar.
• Teklif Tarihi Uyumu:
  Teklif tarihleri ile ihale tarihi arasında mantıklı bir uyum olmalı. Çok eski tarihli teklifler şüphe doğurabilir.
• Açıklama ile Tutarlılık:
  Üçüncü kişi teklifinde belirtilen ürün/hizmet ile sizin açıklamanızdaki bilgiler birebir uyumlu olmalı. En ufak bir farklılık bile KİK tarafından olumsuz değerlendirilebilir.

Gördüğüm kadarıyla birçok firma burada “zaten teklifi ekledik” düşüncesiyle detaya inmeden geçiyor. Ama KİK, o teklifi didik didik inceliyor. Siz de öyle yapmalısınız.

Doğru ve Etkili Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Nasıl Hazırlanır?

Bu bölüm belki de en çok dikkat etmeniz gereken kısım. Çünkü ne kadar uygun fiyat verirseniz verin, açıklamanız güçlü değilse elenme riskiniz yüksek.

Doğru Açıklama İçin Altın Kurallar:

1. Detaylı Maliyet Analizi:
   İşin tüm kalemlerini ayrı ayrı açıklayın. Malzeme, işçilik, nakliye, genel giderler… Ne varsa tabloya dökün.
2. Belge ile Destekleyin:
   Kuru kuruya açıklama olmaz. Her iddianızın belgesi olmalı. Fiyat teklifleri, proforma faturalar, bordrolar, cari yıl sözleşmeleri vs.
3. Süreç Yönetimi:
   Açıklamanızı zamanında ve usulüne uygun şekilde sunun. Gecikme asla affedilmiyor.
4. Uygun Format ve Dil:
   Açıklamanız teknik ama sade bir dille yazılmalı. Gereksiz jargon ya da genel geçer ifadelerden kaçının.
5. KİK Kararlarını İnceleyin:
   Geçmiş KİK kararlarını okuyarak hangi açıklamalar kabul edilmiş, hangileri reddedilmiş öğrenin. Bu sizin için en somut yol gösterici olacaktır.

Sık Sorulan Sorular

1. Aşırı düşük teklif sunmak ihale dışı kalmama neden olur mu?
Hayır. Ancak açıklamanız yetersizse teklifiniz geçersiz sayılır ve değerlendirme dışı bırakılırsınız.

2. İşçilik maliyeti nasıl hesaplanmalı?
Bordro, SGK kayıtları ve güncel asgari ücret verileriyle desteklenmeli. Sadece birim fiyat vermek yetmez.

3. Malzeme fiyatı neye göre belirlenir?
Piyasa araştırması yapılarak. Farklı firmalardan alınan fiyat teklifleri, stok belgeleri veya geçmiş alım faturaları ile desteklenmeli.

4. Açıklama formatı nasıl olmalı?
Genellikle tablo formatı tercih edilir. Ama önemli olan mantıksal bütünlüktür. Neyi neye göre hesapladığınızı net şekilde sunmalısınız.

5. Danışmanlık almak zorunlu mu?
Zorunlu değil ama karmaşık işler ve yüksek maliyetli ihalelerde ciddi avantaj sağlar. Profesyonel destekle hata yapma riskinizi minimuma indirebilirsiniz.

Profesyonel Danışmanlık Desteği Almak Ne Sağlar?

Bence, ihale süreçleri artık öyle sıradan belgelerle ilerlemiyor. Küçük bir hata, milyonluk işten edebilir sizi. Bu yüzden danışmanlık hizmeti almak, özellikle yeni firmalar için adeta sigorta görevi görüyor.

Danışmanlar size nasıl destek olabilir?

• Açıklama stratejisi belirleme
• Belge derleme ve doğrulama
• KİK karar analizi yapma
• Sunum ve yazım dilinde profesyonellik kazandırma
• Zaman yönetimi ve prosedür takibi

Bu hizmeti alan firmaların tekliflerinin kabul edilme oranı, açıkçası oldukça yüksek.

Diğer Rehber Yazılara Göz Atmak İster misiniz?

Aşağıdaki yazılar da ihale sürecindeki başarı şansınızı artırmanıza katkı sağlayabilir:

• Kamu İhalelerinde Sık Yapılan 10 Hata
• İhale Dosyası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
• Teknik Şartname Nasıl Okunur ve Yorumlanır?
• EKAP Üzerinden Etkili Takip ve Bildirim Alma Yolları

Tüm bu yazılarla donanımınızı artırabilir, ihale dünyasında daha sağlam adımlarla ilerleyebilirsiniz.

Aşırı Düşük Teklif, Risk mi? Fırsat mı?

Sonuç olarak, aşırı düşük teklif konusu doğru yönetilirse sizi ihalenin kazananı yapabilir. Ama hafife alırsanız, en uygun teklifi vermiş olsanız bile elenirsiniz. Bu yüzden, açıklamalarınızı belgelerle destekleyin, zamanında ve eksiksiz sunun. Unutmayın, burada mesele yalnızca fiyat değil; güvenilirlik, şeffaflık ve profesyonellik.

Eğer sizin de aşırı düşük teklif konusunda sorularınız varsa, yorumlarda bizimle paylaşabilirsiniz. Yazıyı faydalı bulduysanız paylaşmayı unutmayın. Çünkü biliyoruz ki, bilgi paylaştıkça çoğalır.